Factura electrónica con Stocksify
Tu empresa se habilita ante la DIAN en la modalidad software propio: la habilitación y la numeración son tuyas, y Stocksify es la herramienta con la que facturas. Son seis pasos.
Antes de empezar
- RUT actualizado, con la responsabilidad de facturador electrónico.
- Firma electrónica de la DIAN del representante legal: es la que te deja entrar al portal para habilitarte.
- Una cuenta de Stocksify con el Plan DIAN Todo Incluido, que trae el certificado de firma digital.
- Tú, en la DIAN
Entra al portal de la DIAN y elige "Software propio"
Ingresa a dian.gov.co con la firma electrónica del representante legal y busca el registro y habilitación como facturador electrónico.
- Como modo de operación escoge "Software propio". No escojas "Proveedor tecnológico": Stocksify no es proveedor tecnológico autorizado.
- La habilitación queda a nombre de tu empresa, no de Stocksify.
Si no encuentras el menú, el asistente de Stocksify te guía: la DIAN cambia los nombres del portal de vez en cuando.
- Tú, en la DIAN
Registra tu software y guarda tres datos
Registra el software con un nombre y un PIN. La DIAN te entrega el identificador del software y el set de pruebas.
- ID del software (Software ID).
- PIN del software, el que tú definiste.
- Identificador del set de pruebas (TestSetId).
Guarda el PIN como una contraseña. Con él se genera el código de seguridad de cada factura que transmites.
- Tú, en la DIAN
Solicita tu rango de numeración
Pide la autorización de numeración para factura electrónica de venta: el prefijo que quieres usar (por ejemplo FE) y el rango de números.
- La DIAN te responde con una resolución: número, fecha, prefijo, rango y vigencia.
- Esa resolución es tuya. Cuando se vence o se acaba el rango, la pides de nuevo.
- Tú con Stocksify
Entrégale a Stocksify tu software y tu numeración
La habilitación asistida está incluida en el Plan DIAN: nuestro equipo registra tus datos en tu perfil de facturación contigo.
- Software ID, PIN y TestSetId del paso 2.
- La resolución de numeración del paso 3: número, prefijo, rango y vigencia.
- Tu certificado de firma digital, que viene incluido en el plan.
No instalas nada. Tampoco manejas servidores ni credenciales técnicas.
- En Stocksify
Haz el set de pruebas en el ambiente de habilitación
Con tu cuenta en ambiente de habilitación, emites desde Cartera las facturas de prueba que pide la DIAN hasta que apruebe el set.
- Cartera → Nueva factura → Enviar a la DIAN, igual que una factura real.
- Las de habilitación no tienen efectos fiscales y se pueden borrar.
- En Stocksify
Pasa a producción y factura
Cuando la DIAN aprueba el set de pruebas, tu cuenta pasa a producción y cada factura que envíes es una factura electrónica de verdad.
- Crea la factura, revisa el PDF y pulsa "Enviar a la DIAN".
- Queda "En proceso" mientras la DIAN valida; después "Aceptada" (con su CUFE y número) o "Rechazada" (vuelve a ser editable).
- Al aceptarse queda en firme: se corrige con nota crédito o débito.
Una factura en producción nunca se borra.
Quién hace qué
Con software propio la habilitación es de quien factura. Por eso Stocksify no se presenta como proveedor tecnológico de la DIAN: no lo es.
Tu empresa
- Eres la titular de la habilitación ante la DIAN.
- Pides y renuevas tu numeración.
- Eres la dueña de tu Software ID, tu PIN y tu certificado.
- Respondes por lo que facturas: clientes, precios e impuestos.
Stocksify
- Armas la factura aquí y la generamos en el formato que pide la DIAN.
- La firmamos y la transmitimos con tus datos.
- Seguimos su estado y lo ves en la factura, rechazada incluida.
- Guardamos el PDF y el XML validado, y te dejamos descargar el paquete fiscal.
- Emites notas crédito, notas débito y documento soporte.
Lo que tienes al facturar
Sin cobro por folio
El Plan DIAN es ilimitado: no pagas por paquete de facturas ni por documento emitido.
Estado a la vista
En proceso, aceptada o rechazada, con el CUFE y el número fiscal cuando la DIAN responde.
Paquete fiscal
Un ZIP con el XML validado por la DIAN y el PDF con tu logo y tus colores, listo para el cliente o el contador.
Notas y compras
Notas crédito y débito, documento soporte y los eventos de acuse y aceptación sobre las facturas que recibes.
Preguntas frecuentes
¿Stocksify es proveedor tecnológico autorizado por la DIAN?+
No. Por eso tu empresa se habilita en la modalidad "software propio": tú registras el software, tú pides la numeración y la habilitación queda a tu nombre. Stocksify es la herramienta con la que generas, firmas y transmites tus facturas.
¿Mis facturas son válidas ante la DIAN?+
La DIAN valida cada factura contra tu habilitación, tu numeración y tu certificado de firma, igual que con cualquier otro software propio. Si la rechaza, ves el estado y la puedes corregir y reenviar.
¿Qué pasa si la DIAN rechaza una factura?+
Queda como "Rechazada" y vuelve a ser editable. Corriges lo que pide la DIAN y la reenvías con el mismo número, sin gastar otro consecutivo.
¿Cómo corrijo una factura que ya fue aceptada?+
Con una nota crédito (para anular o bajar el valor) o una nota débito (para subirlo). La factura aceptada queda en firme y no se edita.
¿Tengo que pagar aparte la habilitación o el certificado?+
No. La habilitación asistida y el certificado de firma digital están dentro del Plan DIAN Todo Incluido.
¿Listo para habilitarte?
Crea tu cuenta y nuestro equipo te acompaña en la habilitación. Si te quedó una duda, el asistente de la esquina inferior derecha responde sin que tengas que registrarte.
Esta guía es informativa y no reemplaza la normativa de la DIAN ni la asesoría de tu contador. Stocksify no es una entidad de la DIAN ni está afiliada a ella.