Documentos electrónicos DIAN y gestión operativa en un solo lugar

Qué es

Un sistema de gestión empresarial y documentos electrónicos ante la DIAN para pequeñas y medianas empresas colombianas. Se abre en el navegador del computador o del celular —no hay nada que instalar— y además se le puede hablar por WhatsApp para consultar inventario o registrar movimientos.

Qué cambia

• Documentos electrónicos DIAN: facturas electrónicas de venta, notas crédito y débito, documento soporte y nómina electrónica comparten el paquete del plan, con certificado de firma digital incluido. Semestral: 5.000 documentos en 6 meses; Anual: 10.000 en 12 meses. Recargas en todos los planes.
• Para quien despacha: la remisión sale en PDF con el logo de la empresa, descuenta existencias al confirmar y queda pendiente de cobro hasta que se factura.
• Para el contador: tiene su propio usuario, gratis y sin límite, y se lleva las ventas, las compras, el resumen de impuestos y los soportes del período en un solo archivo ZIP.
• Para el dueño: cuánto vale el inventario, qué deben los clientes en cartera, qué se le debe a los proveedores y cuánto hay en caja, en la misma pantalla.

La propuesta

• Factura electrónica de venta: con el Plan DIAN emite facturas electrónicas con el paquete compartido de documentos (50 en Arranque, 5.000 en Semestral y 10.000 en Anual), recargas disponibles y certificado de firma digital incluido. Se envía desde la factura misma con el botón «Enviar a la DIAN». Al ser aceptada genera el paquete fiscal descargable (un archivo ZIP con el XML validado por la DIAN y el PDF oficial), con reenvío de correo al cliente y verificación de entrega en tiempo real (en camino, enviado, rebotado o fallido). En producción una factura emitida queda congelada y no se modifica: se corrige con nota crédito o débito.
• Factura electrónica desde el punto de venta (POS electrónico): una pantalla ágil de mostrador donde cada venta sale como factura electrónica transmitida a la DIAN con el mismo flujo de Facturación; a consumidor final (NIT 222222222222) o al cliente que dé sus datos.
• Notas crédito y débito electrónicas: son la forma oficial de corregir una factura ya transmitida ante la DIAN. La nota crédito disminuye el saldo (por devolución, descuento o anulación) y puede reingresar la mercancía al inventario; la nota débito lo incrementa (por intereses o cobros pendientes), utilizando los conceptos del catálogo de la DIAN.
• Documento soporte (tipo 05) y nota de ajuste (tipo 95): el documento que emite su empresa al comprarle a personas no obligadas a facturar electrónicamente, indispensable para soportar costos y deducciones fiscales. Se crea desde Compras y Gastos, se transmite a la DIAN obteniendo su número y CUDS, y se corrige con nota de ajuste (tipo 95) desde el mismo detalle.
• Nómina electrónica (complemento): genera y transmite el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica de la DIAN por trabajador y mes. Cada colilla incluye su CUNE y código QR oficial de la DIAN, y al ser aceptada se envía en PDF al correo del trabajador; se corrige mediante notas de ajuste de reemplazo o eliminación.
• Recepción de facturas de proveedores por XML/ZIP y eventos DIAN: las facturas de proveedores se cargan arrastrando el archivo ZIP o XML para armar la compra automáticamente reconociendo al proveedor por su NIT. Sobre facturas a crédito con CUFE se registran los eventos ante la DIAN: Acuse de recibo, Recibo del bien o servicio, y Aceptación expresa (o Reclamo por causales oficiales). Con los tres eventos registrados, la factura queda constituida como título valor para factoring sin costo para su empresa.
• Ambientes y habilitación en modalidad «software propio»: Stocksify NO es proveedor tecnológico autorizado; cada empresa se habilita ante la DIAN en la modalidad «software propio» (Software ID, PIN, numeración y certificado de firma a nombre de su empresa, con acompañamiento incluido). Dispone de ambiente de simulación para pruebas internas (documentos rotulados SIMULACIÓN), habilitación con set de pruebas y producción para documentos en firme.

• Cotizaciones: oferta de precios no vinculante (no descuenta inventario ni genera deuda ni va a la DIAN). Incluye cálculo automático de precios con porcentaje de ganancia sobre el costo (campo que no sale en el PDF ni se guarda), anexo de ficha técnica en hoja aparte con foto en alta resolución y especificaciones de cada producto, firma de quien cotiza (o línea para firma manual), vista previa en vivo antes de guardar y conversión directa a factura en un solo clic.
• Punto de venta (POS electrónico): búsqueda por nombre, SKU o código de barras (lectores USB o Bluetooth), precio editable por línea, efectivo recibido y cambio, atajos de teclado y ventas recientes con su estado DIAN. Cada cobro es una factura electrónica: entra sola a inventario, caja, cartera y contabilidad, y se anula con nota crédito.
• Facturación (cartera y cobro): tres modalidades de emisión: directa con productos (descuenta inventario), desde una o varias remisiones acumuladas del cliente (la remisión ya descontó existencias) o por solo monto (servicios u honorarios). Panel de cartera con estados (pendiente, parcial, pagada y vencida), registro de abonos parciales, registro de retenciones practicadas por clientes (a favor en la exógena 1003).
• Rastreo de pedidos: integración multitransportadora en Colombia (Coordinadora, Servientrega, Inter Rapidísimo, Envía, TCC, Depisa, MercadoEnvíos, DHL y FedEx) con autodetección de transportadora por número de guía, sincronización de estado en tiempo real sin salir de la plataforma y notificaciones al celular y por WhatsApp cuando un pedido cambia de estado o se entrega.

• Compras y gastos: bandeja de todas las facturas electrónicas que la empresa recibe de sus proveedores arrastrando el ZIP o XML (crea la compra con sus impuestos, asocia el proveedor por NIT y permite decidir si ingresa la mercancía al inventario) y registro de gastos manuales sin factura (arriendo, servicios). Cálculo del saldo de IVA del período (IVA generado menos descontable) por la fecha de emisión de la factura del proveedor, con descarga del XML legal original.
• Proveedores: directorio centralizado de a quién le compra la empresa (razón social, NIT, teléfono, correo y dirección). Se crean automáticamente al cargar facturas electrónicas de compra en XML o se importan masivamente desde Siigo, Alegra o World Office reconociendo las columnas del archivo.

stocksify.org

• Inventario: catálogo completo con SKU, costo de compra, precio de venta, cantidad en stock, unidad de medida (UND, KG, L, MTS, etc.), fecha de vencimiento, lote, registro INVIMA y ubicación física en bodega. Permite crear productos tomando fotos a la etiqueta con la cámara del celular (la IA reconoce nombre, presentación, INVIMA, lote y código de barras), crear columnas personalizadas ilimitadas con opción de imprimirse en el PDF de remisión, y emitir alertas visuales de stock bajo.
• Pedidos y remisiones: órdenes de compra a proveedores con recepción que suma stock automáticamente. Remisiones creadas desde catálogo con trazabilidad visible de lote y vencimiento, opción de separar unidades a otro lote o vencimiento, observaciones por producto impresas en letra chica, cálculo de impuestos por ítem y emisión de PDF profesional con logo. El inventario se descuenta únicamente al confirmar la remisión, y la remisión queda pendiente de cobro hasta que se factura (total o por partes).
• Transporte y RNDC: creación de remesas de carga con ruta, mercancía, peso y flete homologados con los códigos oficiales, manifiestos de viaje que reúnen remesas, vehículo y conductor, y radicación de cumplidos, novedades y anulaciones ante el Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC) del Ministerio de Transporte.

• Caja: reúne en una sola línea de tiempo los abonos a facturas, pagos a proveedores y movimientos manuales (retiros, préstamos, gastos del cajón). Permite turnos con base en efectivo y arqueo que compara lo esperado según movimientos contra lo contado de verdad para detectar faltantes.
• Bancos: registro de cuentas bancarias y billeteras con saldo inicial, traslados entre cuentas propias, consignaciones y retiros enlazados con caja, y conciliación bancaria importando extractos en CSV con sugerencias automáticas de cruce.
• Contabilidad (complemento): módulo contable completo ($249.999/año + IVA) con catálogo PUC, libro mayor inalterable con cadena de huellas criptográficas SHA-256 (con auditoría de salud del libro), automatismos de compras y ventas, balances de prueba descargables en PDF y Excel, estados financieros NIIF, activos fijos con depreciación en línea recta, centros de costo y borradores de información exógena (formatos 1001 a 1009).

• Equipo y roles: sin cobro por usuario adicional. Ingreso seguro mediante correo y código de 6 dígitos (el token del negocio queda protegido para el dueño), con bitácora de actividad que registra quién creó, editó o borró cada registro y los intentos bloqueados por permisos.
• Exportar para el contador: descargas en Excel y CSV de ventas por factura y detalladas por producto (con costo de compra congelado y utilidad bruta), compras, cartera, caja, inventario y resumen de impuestos separando IVA generado de descontable. Descarga en un solo ZIP de todos los soportes de compras con sus XML y PDF.
• Contratos: custodia de contratos de arriendo, servicios o suministros. Al subir el PDF, la IA extrae fechas, valores y preavisos para confirmación humana; genera alertas de vencimiento e hitos, otrosíes modificatorios o de adición, y facturas enlazadas que descuentan del presupuesto.
• Mi negocio: ficha de la empresa con NIT, logo, dirección y teléfono para los documentos. Administración de listas de precios por grupo de clientes y calendario tributario personalizado según los últimos dígitos del NIT para IVA, retención, renta, ICA y PILA.
• Analítica: panel con clasificación ABC/XYZ de productos según valor y regularidad de demanda, cálculo de rotación de inventario, proyección de ingresos (forecast) y detección de anomalías y estacionalidad.
• Plantillas de documentos: personalización de PDF para facturas, remisiones y órdenes de compra con cuatro diseños (Clásico, Lateral, Minimalista, Franja), orientación vertical u horizontal, paleta de 8 colores por tipo de documento y observaciones guardadas para insertar con un clic.

• Bot de WhatsApp: asistente multi-agente para interactuar con la plataforma en lenguaje natural: consultar existencias, agregar productos, registrar entradas y salidas de inventario y generar reportes, respetando estrictamente los permisos del rol del usuario.
• Asistente IA: chat virtual flotante disponible las 24 horas en todas las páginas de la plataforma para resolver dudas de uso en español de inmediato, fundamentando sus respuestas en el manual oficial y la base de conocimiento sin inventar funciones.
• Conectar tu asistente de IA (conector MCP): conector oficial mediante el protocolo MCP (Model Context Protocol) para enlazar Claude, ChatGPT, Gemini o Perplexity a Stocksify. Permite hacer consultas en lenguaje natural sobre inventario, ventas, compras y cartera; conexión estrictamente de solo lectura y con aislamiento de datos bancarios, contratos y nómina.
• Correo corporativo (complemento): servicio de correo bajo dominio propio (@tuempresa.com) con 5 cuentas incluidas que reciben y responden desde Gmail, sin pagar licencias internacionales por usuario (montaje único $49.999 + $99.999/año + IVA; dominio a precio de registrador).
• App móvil (PWA): aplicación web progresiva instalable en el celular (Android o iPhone) sin pasar por tiendas de aplicaciones, con funcionamiento sin conexión (modo offline) para consultar inventario y movimientos, y atajos rápidos desde el ícono.

• Inicio: panel ejecutivo con 4 indicadores clave en tiempo real (total de productos, valor del inventario, stock bajo y productos próximos a vencer), tabla con los 10 movimientos más recientes y números sobre los iconos de los módulos que tienen contratos, facturas o tareas por atender.
• Invitaciones (10% para los dos): programa de recomendación en la sección Inicio con enlace propio para compartir por WhatsApp. Quien se registra recibe 10% de descuento en el alta de su plan anual o semestral, y la empresa anfitriona gana 10% cuando el invitado paga, y elige usarlo en la renovación del plan DIAN o en un complemento.
• Traer tus datos: importación masiva desde Siigo, Alegra, World Office o Excel de clientes, proveedores, inventario y saldos en ambos sentidos (cartera por cobrar y cuentas por pagar). El sistema descarta automáticamente membretes y pies de página de otros programas e ignora filas duplicadas por NIT o número.
• Uso: panel de métricas de adopción que registra las consultas realizadas, comandos ejecutados en el bot de WhatsApp y actividad reciente del equipo para evaluar el uso de cada módulo.
• Pagar la suscripción y los complementos: pasarela segura para pagar en línea con PSE, Nequi, DaviPlata o tarjeta de crédito. Plan DIAN Arranque: $12.500/mes + IVA · pago anual de $149.999 + IVA · 50 documentos por un año. Certificado de firma digital para facturar ante la DIAN incluido en el precio. Plan DIAN Semestral: $50.000/mes + IVA · pago semestral de $299.999 + IVA · 5.000 documentos por 6 meses. Certificado de firma digital para facturar ante la DIAN incluido en el precio. Plan DIAN Anual: $41.667/mes + IVA · pago anual de $499.999 + IVA · 10.000 documentos por un año. Certificado de firma digital para facturar ante la DIAN incluido en el precio. Altas y renovaciones al precio de lista vigente, sin precio heredado.

1. 1Se abre la caja. Queda registrado con cuánto empezó y quién la abrió.
2. 2Entra mercancía. Se sube el XML o ZIP del proveedor o se escribe por WhatsApp; el inventario sube solo.
3. 3Se vende y despacha. Remisión con control de existencias, trazabilidad de lote y vencimiento.
4. 4Se factura ante la DIAN lo despachado (directo o desde remisión), con transmisión inmediata y paquete fiscal XML + PDF.
5. 5Se cobra. La cartera muestra lo vencido.
6. 6Se registran eventos DIAN sobre las facturas de proveedores a crédito (acuse, recibo y aceptación para título valor).
7. 7Se cierra la caja y se arquea: lo contado contra lo que dice el sistema para detectar faltantes.
8. 8Al mes, el contador se lleva todo exportado (ventas, compras, resumen de impuestos) con los soportes en un archivo ZIP.

Complementos disponibles (requieren Plan DIAN)

El precio se ajusta como máximo una vez al año y nunca por encima del IPC que publica el DANE. Se aplica desde el 1 de marzo, únicamente en la siguiente renovación, y se avisa con 30 días de anticipación.

• RUT actualizado con la responsabilidad de facturador electrónico y firma electrónica del representante legal ante la DIAN.
• Registro en el portal DIAN en la modalidad «Software propio» para obtener Software ID, PIN y solicitar la resolución de numeración con prefijo (le acompañamos en todo el proceso asistido).
• Los datos del negocio (NIT, razón social, dirección, logo) y el inventario o clientes actuales: se pueden cargar masivamente desde un Excel o CSV, o registrar directamente en la aplicación.
• Un computador o celular con navegador web (Google Chrome, Safari o similar). No hay nada que instalar.
• Opcional: solicitar complementos pagos de Nómina electrónica, Contabilidad o Correo corporativo con su propio dominio.

• No es proveedor tecnológico autorizado ante la DIAN. Cada empresa se habilita en modalidad «software propio»: la habilitación, la numeración, el Software ID, el PIN y el certificado son a nombre de su empresa, y Stocksify es la herramienta con la que genera, firma y transmite.
• No certifica estados financieros ni reemplaza al contador público. Organiza la operación y el libro contable, pero los estados financieros quedan pendientes de certificación por contador público. Tampoco presenta declaraciones tributarias de forma autónoma ante la DIAN ni alcaldías: genera los borradores y resúmenes para que su contador declare.
• No procesa pasarela de pagos ni cobra comisiones sobre sus ventas. Registra el medio con el que le pagaron —efectivo, transferencia, Nequi, tarjeta, cheque—, pero no procesa la transacción financiera de sus clientes.
• No se descarga de una tienda de aplicaciones (App Store / Play Store). Es una aplicación web progresiva (PWA); se instala directamente desde el navegador en el computador o celular como acceso directo si se quiere.
• No hay prueba gratis. Quien se registra contrata su plan con un paquete de documentos electrónicos y recargas disponibles y la cuenta queda activa desde el primer día. Para evaluar el sistema antes de decidir, el manual de uso y los tutoriales son abiertos y públicos sin necesidad de cuenta.
• Las facturas y cartera migradas desde otro sistema no se transmiten a la DIAN ni se imprimen. Entran como deuda por cobrar para historial y cobro, pero no se pueden enviar a la DIAN ni sacar en PDF porque ya fueron emitidas por el sistema anterior y tienen su propio CUFE.