Términos y Condiciones

Los presentes Términos y Condiciones establecen las reglas bajo las cuales Defriction presta el servicio de software Stocksify (anteriormente Inventario Inteligente), una plataforma SaaS para la gestión de inventario, movimientos, remisiones, análisis predictivo y facturación electrónica conforme a la normativa DIAN.

El uso de la plataforma implica la aceptación plena y sin reservas de estos términos(Ley 1480 de 2011 — Estatuto del Consumidor, Art. 42).

• Proveedor: Defriction, entidad desarrolladora del software.
• Usuario / Titular: Persona natural o jurídica que usa la plataforma.
• empresa: Pequeña o mediana empresa cliente del servicio.
• Datos personales: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable (Ley 1581 de 2012, Art. 3.k).
• Plataforma: Conjunto de aplicaciones (bot de WhatsApp, dashboard web, API) que componen Stocksify.

El acceso a la plataforma se realiza mediante un token de acceso único por empresa, entregado al momento de afiliación. El Usuario es responsable de:

• La confidencialidad de su token de acceso.
• Las operaciones realizadas con su cuenta.
• Notificar al Proveedor de manera inmediata cualquier uso no autorizado.

El Proveedor se reserva el derecho de suspender cuentas ante uso indebido(Decreto 1377 de 2013, Art. 4 — autorización del titular).

Stocksify ofrece las siguientes funcionalidades:

• Gestión de productos (crear, actualizar, comprar, vender, ajustar stock).
• Campos personalizados por producto.
• Gestión de proveedores y clientes.
• Remisiones con descuento de stock y generación de PDF.
• Órdenes de compra y tracking de pedidos.
• Analítica avanzada: predicción de demanda, clasificación ABC/XYZ, punto de reorden, detección de anomalías.
• Panel de administración multi-empresa con métricas de uso.
• Bot de WhatsApp para operaciones rápidas por lenguaje natural.

El servicio se presta en modalidad SaaS bajo demanda. El Proveedor podrá introducir mejoras, nuevas funcionalidades y correcciones sin previo aviso, garantizando que no afecten la integridad de los datos del Usuario.

La funcionalidad de facturación electrónica, próximamente disponible, se ejecutará mediante integración con Factus como Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

Esta funcionalidad cumple con:

• Resolución DIAN 165 de 2023 — Especificación técnica de la factura electrónica de venta (FEV) y documento soporte (DVE).
• Resolución DIAN 166 de 2023 — Contenido del archivo XML de la factura electrónica.
• Decreto 358 de 2020 — Obligatoriedad progresiva de la facturación electrónica.
• Ley 1231 de 2008 — Factura electrónica como título valor y su circulación electrónica.
• Estatuto Tributario, Arts. 616-1 y 617 — Requisitos de la factura de venta y su versión electrónica.
• Ley 527 de 1999 — Mensajes de datos y firmas digitales (equivalencia funcional del documento electrónico).
• Decreto 427 de 2020 — Reglamentación de la firma digital para documentos electrónicos.

Responsabilidades del Usuario en facturación:

• Proporcionar datos fiscales correctos: NIT, razón social, régimen tributario, responsabilidad fiscal.
• Configurar la resolución de facturación autorizada por la DIAN (prefijo, rangos, fecha de vigencia).
• Verificar que los datos de cada factura sean correctos antes del envío a la DIAN.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de Factus.

Responsabilidades del Proveedor:

• Actuar como Proveedor Tecnológico que facilita la generación, firma, envío y validación de facturas.
• Garantizar la integridad, autenticidad e inalterabilidad del documento electrónico (Ley 527 de 1999, Art. 7 — integridad del mensaje de datos).
• Almacenar las facturas en formato XML y representación gráfica (PDF) por el tiempo legal exigido (mínimo 5 años) (Art. 28 Ley 527 de 1999 — conservación del mensaje de datos).
• Generar el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) conforme al algoritmo del Anexo Técnico vigente.
• Garantizar la disponibilidad de la representación gráfica (PDF) con código QR y CUFE.
• Permitir la consulta y descarga de facturas por parte del Usuario en cualquier momento.
• Reportar a la DIAN estadísticas mensuales de documentos generados y activar esquemas de contingencia cuando sea necesario.

El Proveedor NO es responsable de la información tributaria declarada por el Usuario, ni de errores en la liquidación de impuestos. La responsabilidad fiscal recae exclusivamente en la empresa (Estatuto Tributario, Art. 615 — Obligación de facturar).

Nota: La Resolución DIAN 165 de 2023 puede haber sido modificada por resoluciones posteriores. Se verificará la versión vigente del Anexo Técnico en el portal DIAN antes de habilitar la funcionalidad.

El Usuario se compromete a:

• Usar la plataforma conforme a la ley colombiana y estos Términos.
• Proporcionar información veraz y actualizada sobre su negocio y productos.
• No usar la plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o que vulneren derechos de terceros.
• No intentar acceder a datos de otras empresas o cuentas distintas a la suya.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar ni sublicenciar el software.
• Mantener actualizados sus datos de contacto y fiscales.
• Realizar copias de seguridad de la información que considere crítica. El Proveedor mantiene respaldos pero no garantiza recuperación ante fallas catastróficas.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá resultar en suspensión inmediata de la cuenta(Ley 1480 de 2011, Art. 42 — obligaciones del consumidor).

El Proveedor se compromete a:

• Prestar el servicio con niveles razonables de disponibilidad y rendimiento.
• Notificar al Usuario con anticipación de mantenimientos programados que afecten el servicio.
• Adoptar medidas de seguridad técnica y organizativas para proteger los datos (Ley 1581 de 2012, Art. 15 — medidas de seguridad).
• No utilizar los datos del Usuario para fines distintos a los autorizados.
• Permitir el acceso, consulta y descarga de los datos del Usuario en cualquier momento.
• Cancelar el servicio cuando el Usuario lo solicite, garantizando la portabilidad de sus datos.

El Proveedor no garantiza disponibilidad del 100% del servicio. Eventos de fuerza mayor (fallas de red proveedores, ataques cibernéticos de terceros, decisiones gubernamentales) eximen al Proveedor de responsabilidad durante su ocurrencia.

El tratamiento de datos personales en la plataforma se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

8.1 Finalidad del tratamiento

Los datos personales proporcionados (nombre del titular, NIT, dirección, teléfono, correo electrónico) serán utilizados exclusivamente para:

• Prestar el servicio de gestión de inventario y facturación electrónica.
• Gestión de la relación comercial y facturación.
• Comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Cumplimiento de obligaciones legales ante la DIAN y otras autoridades.

Los datos NO serán compartidos con terceros, vendidos ni utilizados para publicidad, salvo requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente.

8.2 Autorización del titular

Al registrarse y usar la plataforma, el Usuario otorga su autorización expresa, previa, informada e inequívoca para el tratamiento de sus datos personales conforme al Art. 9 de la Ley 1581 de 2012 y el Art. 5 del Decreto 1377 de 2013.

Para datos sensibles (estado de salud, origen étnico, etc.) si llegado el caso se recopilaran, se aplicará el consentimiento debidamente informado (Ley 1581, Art. 5 — datos sensibles).

8.3 Registro Nacional de Bases de Datos

El Proveedor registrará sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datosante la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al Art. 26 de la Ley 1581 de 2012 y la Resolución 667 de 2013 de la SIC.

8.4 Datos de clientes del Usuario

El Usuario es responsable de obtener el consentimiento de sus propios clientes para registrar sus datos (nombre, teléfono, correo) en la plataforma. El Proveedor actúa comoencargado del tratamiento y el Usuario como responsable del tratamientode los datos de sus clientes (Decreto 1377 de 2013, Arts. 2 y 3).

8.5 Datos de niños, niñas y adolescentes

El Proveedor no recopila de manera deliberada datos de menores de edad. En caso de que se llegasen a registrar datos de menores, el tratamiento se realiza únicamente cuando sean de naturaleza pública y con autorización de los representantes legales(Ley 1581 de 2012, Art. 7).

8.6 Transferencia internacional de datos

Los datos personales se almacenan principalmente en infraestructura ubicada en Colombia o en países que ofrezcan un nivel adecuado de protección de datos conforme a los estándares de la SIC. En caso de utilizar proveedores de cloud computing en el exterior (ej. Estados Unidos, Europa), el Proveedor garantizará que exista autorización expresa del titular o que se cumpla alguna de las excepciones delArt. 26 de la Ley 1581 de 2012.

Conforme al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Para ejercer estos derechos, el Usuario puede contactar al Proveedor a través de contacto@defriction.org. Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de 10 días hábiles (prorrogables 5 más) conforme al Art. 14 de la Ley 1581 de 2012. Los reclamos serán atendidos en un plazo máximo de 15 días hábiles conforme al Art. 15 de la misma ley.

El Proveedor implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales (Ley 1581 de 2012, Art. 15):

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) para todas las comunicaciones.
• Autenticación por token único por empresa.
• Separación lógica de datos entre empresas (multi-tenant).
• Respaldos automáticos periódicos.
• Restricción de acceso interno a datos de clientes.
• Monitoreo de errores y uptime.

En caso de una brecha de seguridad que afecte la integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos personales, el Proveedor notificará al Usuario en un plazo razonable, conforme al Decreto 1377 de 2013, Art. 22.

Conforme a la Ley 1273 de 2009 (que adicionó el Título VII Bis del Código Penal), el Proveedor prohíbe expresamente las siguientes conductas:

• Acceso abusivo a sistema informático (Art. 269A) — acceder sin autorización o mantenerse en el sistema contra la voluntad del titular.
• Obstaculización ilegítima (Art. 269B) — impedir el funcionamiento normal de un sistema o red.
• Interceptación de datos informáticos (Art. 269C) — interceptar datos sin orden judicial previa.
• Daño informático (Art. 269D) — destruir, alterar o suprimir datos o sistemas.
• Uso de software malicioso (Art. 269E) — producir, traficar o distribuir software malicioso.
• Violación de datos personales (Art. 269F) — obtener, sustraer, divulgar o usar datos personales sin autorización.
• Suplantación de sitios web (Art. 269G) — crear páginas o enlaces con objeto ilícito o modificar el DNS para suplantar identidad.
• Transferencia no consentida de activos (Art. 269J) — manipulación informática para transferir activos sin consentimiento.

El Proveedor notificará inmediatamente a las autoridades competentes (Fiscalía General de la Nación) cualquier intento de acceso o interceptación ilícita detectado en la plataforma.

Conforme al Art. 58 del Código Penal (modificado por el Art. 2 de la Ley 1273), el uso de medios informáticos, electrónicos o telemáticos constituye circunstancia agravante.

El software Stocksify, su código fuente, diseño, iconos, marca y documentación son propiedad exclusiva de Defriction y están protegidos por la Ley 23 de 1982 (Derechos de Autor) y el Acuerdo ADPIC (TRIPS).

Los datos ingresados por el Usuario (productos, movimientos, remisiones, clientes) son propiedad del Usuario. El Proveedor no reclama derechos sobre los datos de negocio del Usuario.

Los reportes, analíticas y PDFs generados por la plataforma son propiedad del Usuario.

12.1 Cancelación voluntaria por el Usuario (Sin permanencia mínima)

El Usuario podrá cancelar su suscripción a Stocksify en cualquier momento, de forma libre y sin penalidad alguna, de conformidad con los artículos 42 y 43 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor). No existen cláusulas de permanencia mínima obligatoria ni cobros por rescisión anticipada:

• Canal de solicitud: La cancelación puede gestionarse directamente desde la plataforma en la configuración de la cuenta o mediante solicitud escrita enviada a contacto@defriction.org.
• Efectividad en plan mensual: La cancelación se hace efectiva al concluir el período mensual vigente ya facturado y pagado. No se generarán cobros posteriores ni renovaciones automáticas.
• Efectividad en plan anual: El servicio continuará plenamente activo hasta el último día de la anualidad contratada y pagada. No aplican reembolsos proporcionales por meses no utilizados, sin perjuicio del ejercicio oportuno del derecho legal de retracto.
• Titularidad de dominios y correos: Si el Usuario contrató el servicio adicional de dominio propio y correo corporativo, la titularidad del dominio pertenece en todo momento a la empresa del Usuario. El dominio continuará activo hasta su fecha de vencimiento anual ante el registrador, y el Usuario podrá solicitar en cualquier momento el código de transferencia (Auth-Code / EPP code) para trasladarlo a otro proveedor sin costo adicional de nuestra parte.

12.2 Derecho legal de retracto

Conforme al Artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, en las ventas de servicios mediante comercio electrónico y canales a distancia, el Usuario podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación o pago inicial. De ejercerse oportunamente, el Proveedor reintegrará la totalidad del dinero pagado en un plazo no mayor a treinta (30) días calendario, siempre que el servicio no haya sido consumido íntegramente (por ejemplo, que no se hayan emitido y validado facturas electrónicas ante la DIAN mediante el certificado de firma digital habilitado).

12.3 Qué pasa cuando entran en mora en el pago del producto

Se entiende que el Usuario incurre en mora cuando, cumplida la fecha de vencimiento del período de facturación (fecha de corte), el pago recurrente o la renovación de la suscripción no se ha completado exitosamente:

• Período de gracia (5 días calendario de tolerancia operativa): A partir del día siguiente a la fecha de vencimiento, el Usuario cuenta con un período de gracia de cinco (5) días calendario durante el cual el servicio permanece 100% operativo. El Usuario y su equipo podrán seguir emitiendo facturas, registrando ventas en POS, moviendo inventario y recibiendo pedidos con total normalidad. Durante este lapso, el sistema emitirá avisos discretos e informativos al correo electrónico registrado y en el panel sobre el pago pendiente.
• Suspensión operativa / Modo Solo Lectura (Día 6 al día 30 de mora): Si vencidos los 5 días calendario de gracia el pago no ha sido acreditado, la cuenta entrará en suspensión operativa (modo solo lectura y exportación):
  • Se restringe temporalmente la creación o emisión de nuevos registros (no se podrán emitir nuevas facturas electrónicas, remisiones, órdenes de compra ni movimientos de inventario).
  • Garantía de no secuestro de datos: El Usuario conserva acceso ininterrumpido para consultar su información histórica, verificar balances, descargar facturas electrónicas ya emitidas y exportar sus bases de datos completas en Excel y CSV.
  • Sin cobro de reconexión: Defriction no cobra tarifas de reconexión, multas por reactivación ni gastos administrativos ocultos al regularizar la cuenta.
  • Límite de intereses moratorios: En caso de pactarse o liquidarse intereses moratorios por sumas vencidas, estos nunca superarán la tasa máxima legal certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el período correspondiente (Código de Comercio, Art. 884).
• Reactivación inmediata tras el pago: Una vez acreditado el pago del período adeudado, el acceso operativo total se restablecerá automáticamente de manera inmediata (o en un plazo técnico máximo de 24 horas hábiles).
• Terminación definitiva por mora prolongada (más de 30 días de mora): Si la mora se prolonga por más de treinta (30) días calendario continuos sin acuerdo de pago o subsanación, el Proveedor podrá declarar la terminación unilateral del contrato por incumplimiento. Se enviará un preaviso final notificando al Usuario y otorgando un plazo perentorio de quince (15) días calendario adicionales para la descarga de sus datos antes del cierre definitivo de la cuenta.

12.4 Portabilidad y descarga de datos tras terminación

Tanto por cancelación voluntaria como por terminación debida a mora, el Usuario cuenta con un período de treinta (30) días calendario para acceder y exportar la totalidad de su información comercial y contable (inventario, movimientos, clientes, proveedores, compras y cartera) en formatos abiertos estándar (CSV y Excel). Finalizado este término, los datos operativos podrán ser depurados de los servidores de producción activos.

12.5 Custodia y conservación legal de facturas electrónicas DIAN (Mínimo 5 años)

En estricto acatamiento del Artículo 632 del Estatuto Tributario, el Artículo 46 de la Ley 962 de 2005 y el Artículo 28 de la Ley 527 de 1999, las facturas electrónicas de venta, notas crédito, notas débito y documentos soporte transmitidos y validados ante la DIAN se conservarán en sus formatos XML firmados digitalmente y representaciones gráficas por el término legal mínimo de cinco (5) años, con total independencia del estado de la suscripción, estando permanentemente disponibles ante requerimientos de la administración tributaria o del titular.

12.6 Suspensión por causas extraordinarias de seguridad

El Proveedor podrá suspender temporal o definitivamente el acceso ante uso fraudulento comprobado, conductas tipificadas en la Ley 1273 de 2009 (Delitos Informáticos) o vulneraciones graves que comprometan la integridad de los datos de otros usuarios o la plataforma.

El servicio se provee "tal cual y como está disponible". El Proveedor no ofrece garantías implícitas de comerciabilidad o idoneidad para un propósito particular(Estatuto del Consumidor, Ley 1480 de 2011, Art. 16).

Limitación de responsabilidad: en ningún caso el Proveedor será responsable de:

• Decisiones de negocio tomadas con base en las analíticas del software.
• Errores en los datos ingresados por el Usuario.
• Obligaciones tributarias o fiscales derivadas de la facturación.
• Pérdidas indirectas, lucro cesante o daños consecuenciales.
• Fallas de proveedores externos (Factus, WhatsApp, proveedores de nube).

La responsabilidad del Proveedor se limita al valor facturado al Usuario en los últimos 3 meses de servicio.

Conforme al Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), el Usuario como consumidor de servicios tecnológicos tiene derecho a:

• Información veraz e suficiente (Art. 6): acceso a la información clara sobre el servicio y sus costos.
• Protección contra cláusulas abusivas (Art. 43): estos Términos no contienen cláusulas que afecten el equilibrio contractual.
• Calidad e idoneidad del servicio (Art. 8): el servicio cumple con los estándares de calidad ofrecidos.
• Reclamaciones: el Usuario puede presentar reclamaciones directamente al Proveedor o ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Garantía de calidad (Art. 11): si el servicio no cumple las condiciones de idoneidad y calidad ofrecidas, el Usuario tiene derecho a la corrección del servicio sin costo adicional.

El Proveedor puede modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al Usuario con 30 días de anticipacióna través del correo registrado o mediante aviso visible en la plataforma. El uso continuado del servicio después de las modificaciones implica aceptación.

Si el Usuario no está de acuerdo con las modificaciones, puede solicitar la cancelación de su cuenta sin penalización.

Ajuste anual de precios. El precio de la suscripción se ajusta como máximo una vez al año y en un porcentaje que no excederá la variación anual del Índice de Precios al Consumidor (IPC) certificada por el DANE para el año inmediatamente anterior. El ajuste se aplica a partir del 1 de marzo de cada año y solo rige desde la siguiente renovación del Usuario: quien pagó un período anual conserva su precio hasta terminarlo, y el plan mensual lo conserva hasta su siguiente cobro. El Proveedor avisará el nuevo valor con al menos 30 días de anticipación, y el Usuario podrá cancelar sin penalización antes de que empiece a regir. Cualquier incremento superior al IPC requiere la aceptación expresa del Usuario.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se resolverá preferiblemente mediante mecanismos alternativos de solución de conflictos (conciliación, amigable composición).

En caso de no llegar a un acuerdo, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales de Colombia, conforme al Código de Procedimiento Civil colombiano. Para temas de protección al consumidor, será competente la Superintendencia de Industria y Comercio.